Planlægning af en event

Vi er profesionelle, engagerede, kvalitetsbevidste og servicemindede. Vi søger altid at få det ud af en event, du som kunde ønsker dig. Vi har fokus på den overordnede strategi, I har for jeres event - og vi er kompromisløse i vores udførelse af vores arbejde. BYMA indgår i et samarbejde og har altid en løbende dialog med dig.

Økonomistyring

At administrere en eventøkonomi kan være en stor opgave. Der er som regel et budget, som skal overholdes. Hvordan justeres der ind, hvis der ikke kommer de deltagere, som forventet? Hvad kan der forventes af indtægter ved feks. sponsorater, udstillere mv. BYMA har stor erfaring med økonomistyring og varetager denne opgave i samråd med jer. En event skal være kvalitetsmæssig høj inden for budgettets ramme.

Speaker Management

Har I en større event, kan det være en stor opgave at holde styr på oplægsholdere/speakers. BYMA har stor erfaring med at administrere oplægsholdere ift. kontakt, bekræftelse, præsentationer mv.

Session / Track management

Mange konferencer afholder flere spor og sessioner (også kaldet tracks og sessions). Administrationen af disse kan være en stor opgave for mange. BYMA tilbyder professionel administration af dette.

Kontakt til konference-lokation

Når I har besluttet jer for, hvor jeres event skal afholdes, skal der løbende være en dialog med stedet. Kontrakter, forplejning, opsætning at borde/stole, pauser mv. BYMA varetager denne dialog løbende, samt udarbejder en køreplan for stedet, så alle er helt med på, hvad er skal ske ifm. jeres event. BYMA kan samtidig hjælpe med at forhandle priser på de enkelte lokationer.

Program – onsite guide

De fleste konferencer udarbejder et program til dagen. Har man gæster ude fra - evt. udenlandske gæster, vælger mange at oprette en onsite guide indholdende program, praktiske oplysninger, hoteloplysninger mv. BYMA kan hjælpe med udarbejdelse af koncept for program/onsite guide og kan, i samarbejde med samarbejdspartnere, udarbejde disse ud fra en aftalt design manual.

Side Events

Mange konferencer, specielt dem, som afholdes over flere dage, afholder forskellige former for side events. Det kan være netværksmiddag, gallaaftener, virksomhedsbesøg mv. BYMA har stor erfaring med at planlægge og koordinere disse side events. BYMA har et stort bagkatalog med input, kreative idéer og set up.

Konferencekontor

Ved større konferencer kan det være oplagt at oprette et konferencekontor. Dette kontor vil være 'maskinrummet' for hele konferencen. Det er her alle involverede kan opholde sig. Det er her al styring af konferencen foregår. Samtidig er det her konferencedeltagerne kan komme og få information. Hvis BYMA er med i en hel entreprise, så opretter vi automatisk er sådan kontor koblet sammen med et speaker rum og et presserum.

Registreringssystem

Den nemmeste måde at registrere deltagere til sin event er ved at anvende et online registreringssystem. BYMA har erfaring med flere systemer, som afstemmes alt efter, hvilken slags event, I ønsker at afholde.

Forplejning

De fleste konferencesteder tilbyder i dag rigtig gode forplejningspakker, hvor kvaliteteten er i top. BYMA sørger for, at jeres ønsker til forplejning imødekommes og at der tages hensyn til allergier, overbevisninger og trosretninger.

VIP

Nogle ønsker at planlægge VIP programmer i forlængelse af deres event. BYMA har stor erfaring med VIPs og den diskretion, der hører til disse arrangementer.

Underholdning

Mange events ønsker en form for underholdning til deres program. Om det er som en del af selve programmet i løbet af dagen, i en pause eller til en middag, så har BYMA stor erfaring med at finde netop den form for underholdning, som passer til netop jeres event.

Frivillige

BYMA samarbejder med flere uddannelsesinstitutioner. Mange af de studerende kan få viden og erfaring ved at deltage som frivillig på større events - enten fordi de overordnede temaer på eventen hører under deres studie eller fordi de studerer event mangement, hospitality management mv. og dermed får erfaring ved at være en del af planlægningen af en event.

Vi er vilde med nye projekter - Så kontakt os gerne for en uforpligtende snak. Vi kommer gerne til dig, holder telefonmøde, Skype - eller hvad du ønsker.

Lorem ipsum

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Earum corporis magnam similique minima facilis ipsum, et, molestias, nesciunt commodi rerum eius delectus! Iusto nulla error repudiandae voluptatem neque accusamus tempora.


Om dette event

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Cum sit, velit voluptate veniam amet harum aliquid consequuntur aperiam voluptatibus, dignissimos architecto, nobis voluptates corporis numquam error nemo quas provident doloribus.